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住房公积金中心会计档案管理存在的问题与对策

  • 时间:2010-10-25 09:26:58 来源:市住房公积金管理中心 阅读次数:

住房公积金中心会计档案管理存在的问题与对策


  会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料,是重要的经济档案,是国家档案的重要组成部分。会计档案具有专业性、严密性、多样性的特点。而住房公积金的会计档案,除了具有普通会计档案的特征外,还具有服务社会性、来源广泛性、内容专业性,形成过程的严密性和信息集中支持和处理的特性。
  由于住房公积金的各项业务均委托银行代为办理,因此公积金的会计信息和会计档案均来自于各大受托银行,银行提交的信息正确与否,以及计算机的信息化处理,在信息交接和计算过程中起了极其重要的作用,也为公积金的档案管理增加了难度。在日常的档案管理过程中,我们发现仍然存在如下问题:
  一、银行报送的凭证是住房公积金会计凭证的主要来源。银行报送的会计凭证存在信息不全、缺票少页、未按要求签字盖章以及报送凭证不及时等问题。这些问题存在可能导致档案信息缺失,违规责任人无法明确,遗漏和错误信息无法及时补救,甚至会给日后引起纠纷埋下隐患。
  二、由于对会计电算化和网络信息处理技术的依赖性增加,产生了许多依附于磁性介质上的数据,使得电算化会计档案的管理难度增大。计算机信息处理系统的出错,将导致柜面业务处于瘫痪,后台的一些代扣工作无法及时进行,造成会计信息缺失,从而会计档案也无法准确全面地反映所发生的业务。
  三、由于一些历史原因,对会计档案的形成部门和保管部门分工不清或者发生改动,造成同一科目的会计档案在不同年份归于不同的部门保管,档案存放和保管显得杂乱。例如经费科目在综合科成立前属于会计科核算并保管,综合科成立后属于综合科管辖范畴。
  纵观以上会计档案存在的问题,我们应当从以下几个方面采取措施,提高会计档案管理的科学性。
  一是严格将对银行的评分考核纳入兑现给银行的年度奖励体系中来。银行业务操作是否规范、会计凭证是否完整准确、送达的时间是否及时,都将直接影响到发放给银行的手续费和奖励费,关系到银行经办人员的切身利益,只有这样才能充分调动经办人员的积极性和能动性,从源头减少甚至杜绝会计凭证产生违规事实的现象;另外住房公积金的会计人员要严格审核会计凭证,做到及时全面地逐页检查,发现问题及时通知银行整改,在二级审核上把好关;同时年底应由审计科进行一次抽查,对违规事实较多的银行应组织培训,切实加强业务素质的培养和对公积金会计业务的重视。
  二是加强对电算化会计档案的管理和控制。健全电算化会计档案管理的法律法规,制定严格的内部管理制度;定期拷贝整理系统中的会计数据。以便在计算机硬件系统损坏后,能够在最短时间内,在最小损失下恢复原有的会计电算化系统;加强网络安全管理,建立预防病毒和黑客的安全措施,加强对计算机病毒的预防、检测以及杀毒工作,切实有效地保证计算机硬件与软件系统的安全;做好电算化会计系统的保密工作,在源头上防范问题的产生;保证存储介质的存放环境良好,注意防潮、防热、防尘、防磁,对采用磁性介质保存的档案还应定期进行检查复制,防止由于磁性介质的损坏导致会计档案丢失,造成无法挽回的损失。
  三是明确部门分工,完善会计档案交接手续。住房公积金会计人员应在年度终了时,整理好需要移交的档案,填制移交清单,并打印会计凭证目录,和档案室管理人员一人一份,并签字明确责任。如果会计凭证、会计账簿、会计报表等需移交材料有缺失,应将缺失的部分补回再移交档案室。一旦移交,就要严格遵守档案室保管规定,借阅需要填写借阅申请,说明目的,并注明归还时间。相同科目下的会计档案应一起存放,零散的会计档案应进行归类,用档案盒盛放,并在档案盒上写明资料详细信息,以便日后查询。(王月)

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